税理士・ファイナンシャルプランナー 福田真弓のブログ

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「伝えた」事実より「伝わる」努力

生きる・働く

自分は伝えたはずなのに、相手には伝わっていなかった、ということがあります。

友人や同僚、上司、お客様などと、あとで「言った」「言わない」のトラブルにならないよう、はじめから「伝わる」努力をしたいものです。

たとえ愛を誓った(?)夫にだって、女心の以心伝心は難しい……(^-^;

どんな手段で伝えるのが、一番確実?

ビジネス上のやりとりは、お互いに、日時と内容の記録が残る「メール」が主流です。

LINEやFacebookのMessengerも便利ですが、中にはプライベートのみで使用している人もいますので、その点、配慮が必要ですね。

「郵送」でのやりとりも、まだまだ多いです。

相続税の申告書は、いまだe-taxで提出できず、紙での提出が義務付けられていますので…

一応、来年2019年10月を目途に、相続税も、代表的な帳票はe-taxで送れるようシステム改修予定とのこと。とはいえ、ここ数日来の国税庁HPのトラブルを見る限り、予定は未定?かもしれません。

また、基本的に「電話」は相手の時間を奪う行為ですから、私はなるべく控えています。

ただ、高齢のお客様はPCが使えない場合も多く、頻度は減りつつありますが、電話も使います。

その場合、通話内容をまとめたメモを、お客さまに追って郵送することが多いです。

「伝えた」という事実ではなく「伝わった」ことに意味がある

メールで伝えたからと安心し、お客さまと行き違いが生じたことがありました。

相続人は、男性ビジネスマン。私としては、短く・簡潔な文章を心掛けた「つもり」。

しかし、途中で経過報告したつもりのことが、伝わっていなかったのです。

最終的には、お客さまがメールを流し読みしていたことが判明しましたが、それ以後、メールの場合は

・ 件名は、本文の内容を示すものを
・ 返事がいるのか、単なる連絡なのか、書く
・ 期限のある話は、そう書く
・ 専門用語がないか、よく読み直す
・ 曖昧な言葉は、避ける(「〇〇の方へ」は、人なのか、場所なのか、単なる飾り言葉なのか迷う)
・ 丁寧すぎない(回りくどくなる)

などには特に気をつけています。

「私、それ伝えたのに」という事実があっても、「相手に」伝わっていなければ意味がありません。

対面や電話なら、相手の理解度を確認しながら話を進められますが、メールは、一方的な依頼・報告・質問になるのでなおさらです。

「伝わってる?」の確認は、くどくてOK

私は、こんなポカミスの経験があります。

・ アポイントを1日間違えた(手帳に書き間違い)
・ 要返信メールに返信していなかった(「はい。了解!」と心でつぶやき、メールを閉じただけ)

つまり、相手がビジネスマンでも専門家でも、間違えるし忘れます。

・ アポイントのリマインダーメール(「明日9時に〇〇で。よろしくお願いします」)
・ 同じ説明の繰り返し

など「これってくどいかな?」と思っても、むしろ

・ ていねいな人
・ 誠実な人
・ 確かな仕事をする人

と、私なら逆に、相手にいい印象を抱きます。

これは、執筆原稿やセミナーにも、同じことがいえます。
「伝わってる?」の確認は、くどくても大丈夫だと思います。

ひとりごと

先日、初めてプレゼンテーション・セミナーなるものを受講しました。

「無声音」でしゃべっていることが、私の最大の欠点だとのこと。
声帯の振動が伴わない話し方なので、声が小さく、遠くへ響きにくいらしく…

人前で話すことへの苦手意識、そろそろ払拭したいところです。

-生きる・働く

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