自分は伝えたはずなのに、相手には伝わっていなかった、ということがあります。
友人や同僚、上司、お客様などと、あとで「言った」「言わない」のトラブルにならないよう、はじめから「伝わる」努力をしたいものです。
たとえ愛を誓った(?)夫にだって、女心の以心伝心は難しい……(^-^;
どんな手段で伝えるのが、一番確実?
ビジネス上のやりとりは、お互いに、日時と内容の記録が残る「メール」が主流です。
LINEやFacebookのMessengerも便利ですが、中にはプライベートのみで使用している人もいますので、その点、配慮が必要ですね。
「郵送」でのやりとりも、まだまだ多いです。
相続税の申告書は、いまだe-taxで提出できず、紙での提出が義務付けられていますので…
一応、来年2019年10月を目途に、相続税も、代表的な帳票はe-taxで送れるようシステム改修予定とのこと。とはいえ、ここ数日来の国税庁HPのトラブルを見る限り、予定は未定?かもしれません。
また、基本的に「電話」は相手の時間を奪う行為ですから、私はなるべく控えています。
ただ、高齢のお客様はPCが使えない場合も多く、頻度は減りつつありますが、電話も使います。
その場合、通話内容をまとめたメモを、お客さまに追って郵送することが多いです。
「伝えた」という事実ではなく「伝わった」ことに意味がある
メールで伝えたからと安心し、お客さまと行き違いが生じたことがありました。
相続人は、男性ビジネスマン。私としては、短く・簡潔な文章を心掛けた「つもり」。
しかし、途中で経過報告したつもりのことが、伝わっていなかったのです。
最終的には、お客さまがメールを流し読みしていたことが判明しましたが、それ以後、メールの場合は
・ 件名は、本文の内容を示すものを
・ 返事がいるのか、単なる連絡なのか、書く
・ 期限のある話は、そう書く
・ 専門用語がないか、よく読み直す
・ 曖昧な言葉は、避ける(「〇〇の方へ」は、人なのか、場所なのか、単なる飾り言葉なのか迷う)
・ 丁寧すぎない(回りくどくなる)
などには特に気をつけています。
「私、それ伝えたのに」という事実があっても、「相手に」伝わっていなければ意味がありません。
対面や電話なら、相手の理解度を確認しながら話を進められますが、メールは、一方的な依頼・報告・質問になるのでなおさらです。
「伝わってる?」の確認は、くどくてOK
私は、こんなポカミスの経験があります。
・ アポイントを1日間違えた(手帳に書き間違い)
・ 要返信メールに返信していなかった(「はい。了解!」と心でつぶやき、メールを閉じただけ)
つまり、相手がビジネスマンでも専門家でも、間違えるし忘れます。
・ アポイントのリマインダーメール(「明日9時に〇〇で。よろしくお願いします」)
・ 同じ説明の繰り返し
など「これってくどいかな?」と思っても、むしろ
・ ていねいな人
・ 誠実な人
・ 確かな仕事をする人
と、私なら逆に、相手にいい印象を抱きます。
これは、執筆原稿やセミナーにも、同じことがいえます。
「伝わってる?」の確認は、くどくても大丈夫だと思います。
ひとりごと
先日、初めてプレゼンテーション・セミナーなるものを受講しました。
「無声音」でしゃべっていることが、私の最大の欠点だとのこと。
声帯の振動が伴わない話し方なので、声が小さく、遠くへ響きにくいらしく…
人前で話すことへの苦手意識、そろそろ払拭したいところです。